Постановление Избирательной комиссии Свердловской области от 12.11.2015 N 23/145 "Об утверждении Порядка ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии"

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 12 ноября 2015 г. № 23/145

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

Заслушав и обсудив информацию секретаря Избирательной комиссии Свердловской области В.И. Райкова, в целях совершенствования работы территориальных избирательных комиссий по документационному обеспечению Избирательная комиссия Свердловской области постановляет:
1. Утвердить Порядок ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии (прилагается).
2. Председателям территориальных избирательных комиссий осуществить необходимые меры по внедрению в действие указанного Порядка, обеспечить строгое соблюдение установленных им правил и порядка работы с документами.
3. Постановления Избирательной комиссии Свердловской области от 10 мая 2012 г. № 13/81 "Об утверждении Порядка ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии" и от 31 января 2013 г. № 3/25 "О внесении дополнений в Порядок ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии, утвержденный Постановлением Избирательной комиссии Свердловской области от 10 мая 2012 г. № 13/81" считать утратившими силу.
4. Направить настоящее Постановление территориальным избирательным комиссиям и опубликовать на официальном сайте Избирательной комиссии Свердловской области.
5. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на секретаря Избирательной комиссии Свердловской области В.И. Райкова.

Председатель
Избирательной комиссии
Свердловской области
В.А.ЧАЙНИКОВ

Секретарь
Избирательной комиссии
Свердловской области
В.И.РАЙКОВ





Приложение
к Постановлению
Избирательной комиссии
Свердловской области
от 12 ноября 2015 г. № 23/145

ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Порядок ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии (далее - Порядок) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в территориальной избирательной комиссии (далее - территориальная комиссия).
1.2. Инструкция разработана на основании Федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, Избирательной комиссии Свердловской области, примерного регламента территориальной комиссии, с использованием ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТа Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
1.3. Положения Порядка распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия "ДЕЛО" подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПИ ДЕЛО).
Работа с документами по организации закупок осуществляется в соответствии с положениями гражданского и бюджетного законодательства. Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться нормативно-правовыми актами ЦИК России и Избирательной комиссии Свердловской области.
1.4. Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Порядком, обязательны для членов территориальной комиссии, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

1.6. Ведение делопроизводства территориальной комиссии осуществляет председатель (секретарь) территориальной комиссии.
Регистрацию поступающих, отправляемых и внутренних документов, контроль исполнения документов осуществляют системные администраторы комплексов средств автоматизации соответствующих территориальных избирательных комиссий (далее - системные администраторы территориальных комиссий) в соответствии с Распоряжением председателя Избирательной комиссии Свердловской области от 07 декабря 2010 г. № 06/30.

1.9. Делопроизводство в территориальной комиссии осуществляется с использованием программного изделия ДЕЛО подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", входящей в состав специального программного обеспечения (далее - ПИ ДЕЛО).
Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации Избирательной комиссии Свердловской области (далее - КСА ИКСО).
1.10. ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в территориальной комиссии.

1.12. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО является регистрационная карточка документа (далее - РК).
1.13. Работа в ПИ ДЕЛО основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.14. Изменения в Порядок вносятся распоряжением председателя Избирательной комиссии Свердловской области.
1.15. В Порядке используются следующие термины и определения:
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
внутренний документ - документ, подготовленный в территориальной комиссии, не выходящий за ее пределы;
входящий документ - документ, поступивший в территориальную комиссию;
дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу и помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
докладная (служебная) записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;
документооборот - движение документов территориальной комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки:
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
исходящий документ - документ, отправляемый из территориальной комиссии;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
носитель информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;
официальный документ - документ, созданный органом власти, организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
письменное обращение - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;
письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр официального документа;
поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрационная карточка документа (РК) - регистрационно-учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ ДЕЛО;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа - элемент оформления документа;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме, носителями информации для которого являются носители, используемые в электронно-вычислительной технике;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ПРОХОЖДЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документы в территориальную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), нарочным или передаются во время личного приема граждан председателю (заместителю председателя, секретарю) территориальной комиссии.
Документы могут поступать в территориальную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, на официальный почтовый ящик территориальной комиссии в сети Интернет и по факсимильной связи.
2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится председателем территориальной комиссии или системным администратором территориальной комиссии с использованием ПИ ДЕЛО ежедневно в часы работы территориальной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Время приема документов в рабочий день, предшествующий нерабочему праздничному дню, сокращается на один час.
Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем территориальной комиссии.
2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО (приложение № 1).
2.4. При вскрытии конвертов, поступающих по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, председателем территориальной комиссии или системным администратором территориальной комиссии составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления.

2.9. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.
В РК документа формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, контроль исполнения, хранение и использование (приложение 3).
2.10. Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и, в необходимых случаях, времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.
При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в разделе "Связки" РК делается соответствующая ссылка (связка).
К повторному документу прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за исполнение документа.
2.11. После регистрации документа на бумажном носителе, при необходимости, он может быть отсканирован, а затем к РК может быть присоединен электронный образ документа и приложения к нему в формате pdf.
2.12. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем территориальной комиссии, затем, после перенесения указания по исполнению документа в регистрационную карточку передаются исполнителю.

2.15. Исполненные документы списываются в дело председателем (секретарем) территориальной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.

3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документы, создаваемые в территориальной комиссии, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).
3.2. Документы оформляются на продольных бланках установленной формы, изготовленных компьютерным способом (приложение № 4).
В территориальной комиссии используются следующие виды бланков:
бланк протокола заседания территориальной комиссии;
бланк решения территориальной комиссии;
бланк распоряжения председателя территориальной комиссии;
общий бланк территориальной комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);
бланк письма территориальной комиссии;
бланк председателя территориальной комиссии.
3.3. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 5).
3.4. При подготовке и оформлении документов члены территориальной комиссии и лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

5.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в территориальной комиссии, являются:

3.5.1. Герб Свердловской области

На бланках документов помещается малый герб Свердловской области в черно-белом изображении.
Изображение герба помещается на верхнем поле бланка и центруется относительно наименования территориальной комиссии:

Герб Свердловской области
НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ
ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

Контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется председателем территориальной комиссии.

3.5.2. Наименование территориальной комиссии

Наименование территориальной комиссии указывается на бланках в соответствии с наименованием, установленным Избирательным кодексом Свердловской области.

3.5.3. Наименование должности

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланке председателя территориальной комиссии. Наименование должности указывается под наименованием территориальной комиссии.

3.5.4. Справочные данные о территориальной комиссии

Справочные данные о территориальной комиссии указываются в бланках писем: ул. Молодежная, 5, г. Нижнереченск, Свердловская обл., 625541; тел: (34354) 6-54-66; факс: (34354) 6-54-55; e-mail: _______

3.5.5. Наименование вида документа

Наименование вида издаваемого документа (решение, распоряжение, выписка из протокола заседания и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документов.
В письмах наименование вида и разновидности документа не указывается.

3.5.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

17.01.2015

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 января 2015 г.

3.5.7. Регистрационный номер документа для входящих и исходящих документов состоит из индекса дела по номенклатуре и, через косую черту, порядкового номера документа.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.5.8. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.5.9. Место составления (издания) документа

Место (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите "Справочные данные о территориальной комиссии".
Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления.
Место составления или издания документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа.

3.5.10. Гриф ограничения доступа к документу

Проставляется на документах, содержащих конфиденциальную информацию. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утвержденным Постановлением Правительства от 03 ноября 1994 года № 1233) отметка о конфиденциальности на документах имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).
Отметка проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы левого поля.

3.5.11. Адресат

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Правительство Свердловской области

Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

Избирательная комиссия
Ростовской области
Заведующему правовым отделом
Н.П. Иванову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Заместителю директора Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
П.П. Смирнову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Производственное объединение
"Кристалл"

Отрадный пер., д. 9, г. Омск, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям участковых
избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса может составляться список рассылки установленной формы (приложение № 6), который подписывается председателем (а в его отсутствие заместителем председателя, секретарем) территориальной комиссии.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фомичеву П.И.
ул. Веерная, дом 15, кв. 10,
Екатеринбург, 620000

3.5.12. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Председатель _______________
территориальной избирательной комиссии
личная подпись инициалы, фамилия
Дата

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН
постановлением Избирательной
комиссии Свердловской области
от 25 января 2015 г. № 13/144

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

3.5.13. Указания по исполнению документа (резолюция)

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (а в его отсутствие заместителем председателя, секретарем) территориальной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте, или оформлены на отдельном листе формата A6 (105 x 147) установленной формы (приложение № 7), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, давшим указание по исполнению документа), подпись руководителя и дату, например:

Семенову Н.И.
Краснову П.Н.
Прошу подготовить проект письма
к 22.03.2015
Личная подпись
Дата

Указания по исполнению документа, оформленные на отдельном листе, прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело.

3.5.14. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
- "о чем (о ком)?", например: распоряжение - О создании Экспертной комиссии;
- "чего (кого)?", например: акт - Об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.

3.5.15. Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль, с использованием штампа "Контроль" (или иным способом) на верхнем поле документа справа либо на бланке указания по исполнению документа.

3.5.16.