Распоряжение Правительства Свердловской области от 02.02.2015 N 81-РП "Об утверждении Типового перечня документов, создание, хранение и использование которых в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области может осуществляться исключительно в форме электронного документа"
ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 2 февраля 2015 г. № 81-РП
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОГО ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ, СОЗДАНИЕ,
ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МОЖЕТ ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ
ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", на основании Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", в соответствии с Распоряжением Губернатора Свердловской области от 04.02.2014 № 17-РГ "Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области", в целях реализации мер по переходу на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности:
1. Утвердить Типовой перечень документов, создание, хранение и использование которых в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области может осуществляться исключительно в форме электронного документа (далее - Перечень) (прилагается).
2. Управлению архивами Свердловской области (А.А. Капустин) в течение месяца с момента вступления в силу настоящего Распоряжения подготовить и направить в исполнительные органы государственной власти Свердловской области методические рекомендации по применению Перечня.
3. Исполнительным органам государственной власти Свердловской области:
1) в течение двух месяцев с момента вступления в силу настоящего Распоряжения разработать, согласовать с Управлением архивами Свердловской области и утвердить перечни документов, создание, хранение и использование которых при организации внутреннего документооборота исполнительных органов государственной власти Свердловской области может осуществляться исключительно в форме электронного документа;
2) в течение четырех месяцев с момента вступления в силу настоящего Распоряжения привести свои правовые акты в соответствие с настоящим Распоряжением.
4. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на Заместителя Председателя Правительства Свердловской области - Руководителя Аппарата Правительства Свердловской области А.Р. Салихова.
5. Настоящее Распоряжение опубликовать на "Официальном интернет-портале правовой информации Свердловской области" (www.pravo.gov66.ru).
Председатель Правительства
Свердловской области
Д.В.ПАСЛЕР
Утвержден
Распоряжением Правительства
Свердловской области
от 2 февраля 2015 г. № 81-РП
ТИПОВОЙ ПЕРЕЧЕНЬ <*>
ДОКУМЕНТОВ, СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ,
ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МОЖЕТ
ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА
N
п/п
Вид документа
Сроки хранения документа
Примечания
1
2
3
4
1. Организация системы управления
1.1. Руководство
1.
Проекты структур и схем организации управления в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и в исполнительных органах государственной власти Свердловской области (далее - государственный орган)
5 лет экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК)
статья 65 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее - ПТУАД)
2.
Протоколы оперативных совещаний у руководителя государственного органа, у руководителя структурного подразделения государственного органа
5 лет ЭПК
статья 18е ПТУАД
3.
Приказы государственного органа о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, о внесении изменений в документацию по размещению заказов, о проведении запроса котировок, об утверждении плана-графика размещения заказов, о проведении аукционов в электронной форме <**>
5 лет
статья 19в ПТУАД
4.
Переписка по вопросам реализации решений совещаний, конференций
5 лет ЭПК
статья 24 ПТУАД
5.
Документы (заключения, предложения, справки, докладные записки) по разработке проектов рекомендаций
5 лет ЭПК
статья 30 ПТУАД
6.
Переписка о применении правил, инструкций, регламентов, рекомендаций
5 лет ЭПК
статья 31 ПТУАД
7.
Переписка с органами государственной власти Свердловской области, с органами местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по основным направлениям деятельности
5 лет ЭПК
статья 32 ПТУАД
8.
Переписка с организациями по основным направлениям деятельности
5 лет ЭПК
статья 35 ПТУАД
1.2. Организационные основы управления
9.
Переписка по вопросам разработки структур и схем организации управления в государственном органе
3 года (1)
статья 66 ПТУАД
(1) После утверждения
10.
Переписка по вопросам разработки и изменения штатного расписания государственного органа
3 года (1)
статья 73 ПТУАД
(1) После утверждения
11.
Документы (сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые руководителю государственного органа структурными подразделениями
5 лет ЭПК
статья 87, 88 ПТУАД
12.
Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений государственного органа
5 лет ЭПК
статья 87, 88 ПТУАД
13.
Документы (перечни вопросов, повестки заседаний, переписка) об административно-организационной деятельности государственного органа
5 лет ЭПК
статья 89 ПТУАД
14.
Документы (повестки, планы, списки, извещения) о подготовке совещаний
5 лет ЭПК
статья 90а ПТУАД
15.
Переписка об организации и проведении съездов, конференций, круглых столов, совещаний, приемов, встреч
5 лет ЭПК
статья 91 ПТУАД
16.
Переписка о проведении творческих, научных и общественных конкурсов и смотров
5 лет ЭПК
статья 93 ПТУАД
1.3. Контроль
17.
Переписка о проведении проверок и ревизий
5 лет
статья 175 ПТУАД
18.
Журналы учета актов проверок, ревизий, проводимых государственным органом, их решений, определений, предписаний, актов, заключений
5 лет
статья 176 ПТУАД
1.4. Правовое обеспечение деятельности
19.
Переписка по оперативным правовым вопросам, в том числе по вопросам разъяснения законодательства
3 года
статья 194 ПТУАД
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
20.
Справки и сводки по учету документооборота государственного органа
1 год
статья 257 ПТУАД
21.
Документы (отчеты, докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения
1 год (1)
статья 203 ПТУАД
(1) После снятия с контроля
22.
Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий
5 лет ЭПК
статья 212 ПТУАД
23.
Документы (заявки, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой
5 лет
статья 213 ПТУАД
24.
Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения
5 лет ЭПК
статья 216 ПТУАД
25.
Списки адресов обязательной рассылки документов
3 года (1)
статья 204 ПТУАД
(1) После замены новыми
26.
Базы данных информационных систем
В соответствии со сроками хранения документов, помещенных в базу
статья 220 ПТУАД
27.
Переписка о нарушении правил пересылки документов
1 год
статья 205 ПТУАД
28.
Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота
5 лет ЭПК
статья 214 ПТУАД
29.
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
5 лет ЭПК
статья 256 ПТУАД
30.
Журнал учета проектов правовых актов, поступающих на экспертизу в государственный орган
5 лет
статья 258г ПТУАД
31.
Журналы регистрации приказов по личному составу о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
5 лет
статья 258б ПТУАД
32.
Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам
5 лет
статья 258в ПТУАД
33.
Журнал регистрации внутренних докладных, служебных записок
5 лет
статья 258г ПТУАД
34.
Журналы регистрации поступающих документов
5 лет
статья 258г ПТУАД
35.
Журналы регистрации отправляемых документов
5 лет
статья 258г ПТУАД
36.
Журналы регистрации обращений граждан
5 лет
статья 258е ПТУАД
37.
Журналы учета телеграмм, факсов
3 года
статья 258ж ПТУАД
38.
Журналы учета рассылки документов
2 года
статья 259б ПТУАД
39.
Журналы учета паролей
5 лет (2)
статья 260в ПТУАД
(2) После замены пароля
40.
Журналы учета сертификатов электронных цифровых подписей
5 лет (3)
статья 260д ПТУАД
(3) После замены ключа
2. Планирование деятельности
2.2. Текущее планирование
41.
Годовые планы работы структурных подразделений государственного органа
5 лет (1)
статья 290 ПТУАД
(1) При отсутствии годовых планов работы организации - постоянно
42.
Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности государственного органа
До минования надобности
статья 288 ПТУАД
43.
Индивидуальные планы сотрудников государственного органа
1 год
статья 291 ПТУАД
44.
Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию
5 лет
статья 289 ПТУАД
45.
Документы (графики, справки, сведения, анализы) о разработке планов
5 лет
статья 292 ПТУАД
46.
Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов
5 лет ЭПК
статья 293 ПТУАД
47.
Переписка по вопросам планирования
5 лет
статья 296 ПТУАД
48.
Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов
5 лет
статья 283 ПТУАД
49.
Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов
5 лет
статья 284 ПТУАД
3. Финансирование деятельности
3.1. Финансирование, кредитование
50.
Проекты планов (бюджетов) государственного органа
5 лет
статья 315 ПТУАД
51.
Переписка об экономических нормативах
5 лет
статья 323 ПТУАД
52.
Переписка об изменении расходов на содержание государственного органа
5 лет
статья 331 ПТУАД
53.
Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины
5 лет ЭПК
статья 332 ПТУАД
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
54.
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности
5 лет
статья 359 ПТУАД
55.
Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, других административно-хозяйственных расходах
1 год
статья 367 ПТУАД
56.
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности
5 лет
статья 461 ПТУАД
57.
Заказы на бланки документов учета и отчетности
1 год
статья 463 ПТУАД
4.2. Статистический учет и отчетность
58.
Годовые отчеты о работе структурных подразделений государственного органа
5 лет (1)
статья 475 ПТУАД
(1) При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов о работе организации - постоянно
59.
Квартальные и месячные отчеты о работе структурных подразделений государственного органа
5 лет (1)
статья 475 ПТУАД
(1) При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных отчетов о работе организации, годовых отчетов о работе структурных подразделений организации - постоянно
60.
Оперативные отчеты, сведения, информации о выполнении планов государственного органа, его структурных подразделений
До минования надобности
статья 474 ПТУАД
61.
Индивидуальные отчеты работников государственного органа
1 год
статья 476 ПТУАД
62.
Переписка о составлении, представлении и проверке отчетности
5 лет
статья 479 ПТУАД
5. Экономические, научные, культурные и иные связи
5.1. Организация связей
63.
Переписка об участии в деятельности международных организаций
5 лет ЭПК
статья 483 ПТУАД
5.2. Осуществление связей
64.
Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества
5 лет ЭПК
статья 498 ПТУАД
6. Информационное обслуживание
6.1. Получение информации
65.
Информационные подборки, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели, справочные базы данных
До минования надобности
статья 527 ПТУАД
66.
Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу
1 год (1)
статья 529 ПТУАД
(1) После получения подписной литературы
6.2. Распространение информации
67.
Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности
5 лет ЭПК
статья 538 ПТУАД
68.
Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций
5 лет ЭПК
статья 540 ПТУАД
69.
Документы (информации, пресс-релизы, анонсы, проекты докладов, выступлений) о деятельности государственного органа
5 лет ЭПК
статья 555 ПТУАД
70.
Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на официальном сайте государственного органа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет"
5 лет ЭПК
статья 556 ПТУАД
7. Трудовые отношения
7.1. Организация труда и служебной деятельности
71.
Переписка по вопросам трудоустройства
5 лет
статья 564 ПТУАД
72.
Табели учета рабочего времени
5 лет (1)
статья 586 ПТУАД
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
73.
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников
5 лет
статья 600 ПТУАД
7.3. Охрана труда
74.
Планы мероприятий по улучшению условий труда
5 лет
статья 608 ПТУАД
8. Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
75.
Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников
5 лет
статья 650 ПТУАД
76.
Переписка о переводе работников в другие организации
3 года
статья 651 ПТУАД
77.
Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва
3 года
статья 673 ПТУАД
78.
Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы
5 лет ЭПК
статья 674 ПТУАД
79.
Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа
5 лет ЭПК
статья 675 ПТУАД
80.
Списки работников, прошедших аттестацию
5 лет
статья 685д ПТУАД
81.
Списки работников, подлежащих воинскому учету
3 года
статья 685е ПТУАД
82.
Списки кандидатов на выдвижение по должности
До замены новыми
статья 685ж ПТУАД
83.
Списки работников, ушедших на пенсию
5 лет
статья 685к ПТУАД
84.
Переписка об оформлении командировок
5 лет (1)
статья 687 ПТУАД
(1) Для зарубежных командировок - 10 лет ЭПК
85.
Графики предоставления отпусков
1 год
статья 693 ПТУАД
86.
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину
3 года
статья 694 ПТУАД
87.
Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
5 лет
статья 695г ПТУАД
88.
Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже и месте работы
5 лет
статья 695д ПТУАД
89.
Журнал учета лиц, подлежащих воинскому учету
3 года (1)
статья 695е ПТУАД
(1) После увольнения
90.
Журнал учета отпусков
3 года
статья 695ж ПТУАД
8.2. Установление квалификации работников
91.
Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах
5 лет
статья 702 ПТУАД
92.
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов
1 год
статья 707 ПТУАД
8.4. Награждение
93.
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий
5 лет ЭПК
статья 742 ПТУАД
10. Административно-хозяйственные вопросы
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
94.
Документы (акты, заявки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт
1 год
статья 779 ПТУАД
95.
Заявки и переписка о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни
1 год
статья 783 ПТУАД
96.
Списки, книги адресов и телефонов
1 год (1)
статья 785 ПТУАД
(1) После замены новыми
10.3. Транспортное обслуживание. Внутренняя связь
97.
Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности в транспортных средствах
3 года
статья 825 ПТУАД
98.
Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами государственного органа
3 года
статья 824 ПТУАД
99.
Переписка об обеспечении средствами связи конференций, совещаний и других мероприятий
5 лет
статья 845 ПТУАД
100.
Переписка о проведении работ по телефонизации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи
3 года
статья 852 ПТУАД
--------------------------------
<*> Типовой перечень документов, создание, хранение и использование которых в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области может осуществляться исключительно в форме электронного документа, состоит из разделов, соответствующих структуре Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.
<**> В соответствии со статьями 4 и 5 Федерального закона от 05 апреля 2013 года № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".
------------------------------------------------------------------